Privacybeleid

Always Reply · KVK 57987742 · Verdronkenoord 121, 1811BD Alkmaar · info@alwaysreply.nl
Versie 1.0 · Ingangsdatum: 1 januari 2026

    Kort samengevat: Wij verwerken uw gegevens alleen om de dienst te leveren. Wij verkopen nooit gegevens aan derden. U heeft altijd recht op inzage, correctie en verwijdering.
  

1. Wie zijn wij?

Always Reply is een eenmanszaak, ingeschreven bij de KvK onder nummer 57987742. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

Contactgegevens:
Always Reply · Verdronkenoord 121, 1811BD Alkmaar
E-mail: info@alwaysreply.nl · Tel: 085 083 5404

2. Welke gegevens verwerken wij?

Categorie	Gegevens	Doel
Accountgegevens	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK-nummer	Account aanmaken en beheren
Betalingsgegevens	IBAN, betaalgeschiedenis (via Mollie)	Facturering en incasso
Gesprekdata	Gesprekssamenvattingen, afspraken, terugbelverzoeken	Dienstverlening aan klant
Technische data	IP-adres, browsertype, paginabezoeken	Beveiliging en statistieken
Communicatie	E-mails en berichten aan onze support	Klantenservice

3. Grondslagen voor verwerking

Uitvoering overeenkomst: voor het leveren van de AI-telefoondienst.
Wettelijke verplichting: voor financiële administratie (bewaarplicht 7 jaar).
Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging en fraudepreventie.
Toestemming: voor marketing e-mails (u kunt zich altijd afmelden).

4. Gesprekken van eindklanten (bellers)

De AI-assistent neemt telefoongesprekken op namens uw bedrijf. Hierbij geldt:

Bellers worden aan het begin van elk gesprek via een gesproken melding geïnformeerd dat zij met een AI-assistent spreken.
Gesprekken worden verwerkt via een externe AI-spraakdienst en opgeslagen in onze beveiligde omgeving.
Als Always Reply-klant bent u verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw bellers. Always Reply treedt op als verwerker.
Op verzoek sluiten wij een verwerkersovereenkomst met u af.

5. Derden en sub-verwerkers

Voor het leveren van de Dienst schakelen wij een beperkt aantal sub-verwerkers in. Hieronder staan de categorieën en de regio waarin zij gegevens verwerken:

Functie	Regio	Waarborg
AI-spraakverwerking	VS	SCC's van toepassing
Telefonie / SIP	VS	SCC's van toepassing
Betalingsverwerking	Nederland	—
Database hosting	EU	—
Website hosting	VS	SCC's van toepassing
Agendakoppeling	VS	SCC's van toepassing

Met alle sub-verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Een actueel overzicht met de namen van de concrete sub-verwerkers kunt u op verzoek opvragen via info@alwaysreply.nl.

6. Bewaartermijnen

Accountgegevens: zolang het account actief is + 1 jaar na opzegging.
Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
Gespreksamenvattingen: 90 dagen, tenzij langer bewaard op verzoek van klant.
Technische logs: 30 dagen.

7. Uw rechten (AVG)

U heeft de volgende rechten:

Inzage: opvragen welke gegevens wij van u hebben.
Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen.
Verwijdering: uw gegevens laten verwijderen ("recht op vergetelheid").
Beperking: verwerking tijdelijk laten stopzetten.
Overdraagbaarheid: uw gegevens in machine-leesbaar formaat ontvangen.
Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kunt u sturen naar info@alwaysreply.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Beveiliging

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus:

Alle verbindingen zijn versleuteld via HTTPS/TLS.
Toegang tot klantdata is beperkt tot geautoriseerd personeel.
Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen.
Bij een datalek informeren wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur.

9. Cookies

Wij gebruiken alleen functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van de website) en analytische cookies (anoniem, zonder tracking). Wij plaatsen geen advertentiecookies en delen geen data met advertentienetwerken. Een volledige uitleg vindt u in ons cookiebeleid.

10. Klachten

Heeft u een klacht over onze gegevensverwerking? Neem eerst contact met ons op via info@alwaysreply.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail.