Algemene Voorwaarden

Always Reply · KVK 57987742 · Verdronkenoord 121, 1811BD Alkmaar · info@alwaysreply.nl
Versie 1.0 · Ingangsdatum: 1 januari 2026

1. Definities

Always Reply: de handelsnaam van de eenmanszaak ingeschreven bij de KvK onder nummer 57987742, gevestigd te Alkmaar.

Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Always Reply.

Dienst: de AI-telefoonassistent die via het Always Reply platform wordt geleverd, inclusief bijbehorende software, integraties en ondersteuning.

Abonnement: de maandelijkse overeenkomst voor gebruik van de Dienst.

Beltegoed: prepaid belminuten die los van het abonnement kunnen worden aangeschaft.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Always Reply en de Klant. Afwijkende voorwaarden zijn alleen van kracht indien schriftelijk overeengekomen.

3. Totstandkoming overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het registratieproces via de wizard heeft voltooid, akkoord is gegaan met deze voorwaarden én de eerste betaling (of het starten van de gratis proefperiode) heeft plaatsgevonden.

4. Gratis proefperiode

• Nieuwe klanten ontvangen een gratis proefperiode van 14 dagen, inclusief 100 belminuten.
• Tijdens de proefperiode worden geen kosten in rekening gebracht.
• De Klant ontvangt vóór het einde van de proefperiode een herinnering per e-mail dat de proefperiode afloopt en het betaalde abonnement start.
• Na afloop van de proefperiode start het betaalde abonnement automatisch, tenzij de Klant vóór dat moment heeft opgezegd. De eerste incasso vindt niet eerder plaats dan twee dagen na het einde van de proefperiode.
• De Klant verleent bij aanmelding een incassomachtiging (via Mollie), die pas wordt gebruikt na afloop van de proefperiode zoals hierboven beschreven.

5. Abonnement en betaling

• Het abonnement wordt maandelijks gefactureerd via automatische incasso (Mollie).
• Betaling vindt plaats op de dag van de maandelijkse verlengingsdatum.
• Bij mislukte betaling ontvangt de Klant een melding en wordt een tweede incassopoging gedaan na 3 dagen.
• Bij herhaalde mislukte betaling behoudt Always Reply het recht de Dienst tijdelijk op te schorten.
• Alle prijzen zijn exclusief 21% BTW tenzij anders vermeld.

6. Prepaid beltegoed

• Beltegoed is 12 maanden geldig na aankoopdatum.
• Niet-gebruikt tegoed na 12 maanden vervalt zonder restitutie.
• Bij opzegging van het abonnement vervalt resterend beltegoed. Restitutie is niet mogelijk.
• Automatisch opwaarderen vindt plaats bij 10 minuten resterend tegoed, via de eerder gekozen bundel.

7. Opzegging

• Het abonnement kan op elk moment worden opgezegd, zonder opzegtermijn.
• Opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalperiode.
• Opzeggen kan via het portaal of per e-mail aan info@alwaysreply.nl.
• Na opzegging wordt geen restitutie verleend voor reeds betaalde periodes.

8. Herroeping en bedenktijd

Always Reply richt zich op zakelijke klanten (ondernemers). Een zakelijke overeenkomst valt in beginsel niet onder het wettelijke herroepingsrecht voor consumenten. Ongeacht of dit recht van toepassing is, biedt Always Reply iedere nieuwe klant vrijwillig een gratis proefperiode van 14 dagen en een abonnement dat maandelijks en zonder opzegtermijn opzegbaar is. Hiermee kan de Klant de Dienst kosteloos en zonder verplichting beoordelen voordat enige betaling plaatsvindt.

9. Gebruik van de Dienst

De Klant is verantwoordelijk voor correct gebruik van de Dienst. Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor:

• Misleidende, frauduleuze of illegale doeleinden.
• Spam of ongewenste communicatie.
• Activiteiten die in strijd zijn met de Nederlandse wet- en regelgeving.

10. Beschikbaarheid en onderhoud

• Always Reply streeft naar een beschikbaarheid van 99% per maand.
• Gepland onderhoud wordt minimaal 24 uur van tevoren aangekondigd.
• Bij een storing spant Always Reply zich in om deze zo spoedig mogelijk en in beginsel binnen 48 uur na melding te verhelpen.
• Always Reply maakt voor de Dienst gebruik van diensten van externe partijen (zoals telefonie-, spraak- en agendadiensten) en is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onbeschikbaarheid of storingen bij deze partijen.

11. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Always Reply is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de afgelopen 3 maanden heeft betaald. Always Reply is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde omzet of gevolgschade.

12. AI-assistent en gespreksopname

• De Dienst handelt inkomende telefoongesprekken af met een geautomatiseerde AI-assistent. Bellers worden aan het begin van elk gesprek door middel van een gesproken melding geïnformeerd dat zij met een AI-assistent spreken.
• Ten behoeve van de dienstverlening worden gesprekken verwerkt en kunnen samenvattingen, afspraakgegevens en terugbelverzoeken worden opgeslagen. Zie ons privacybeleid voor de bewaartermijnen en verwerkers.
• Bij gesprekken met de AI-assistent is de Klant ten aanzien van de gegevens van zijn bellers verwerkingsverantwoordelijke; Always Reply treedt op als verwerker. Op verzoek sluit Always Reply een verwerkersovereenkomst met de Klant.
• De Klant is er verantwoordelijk voor dat het gebruik van de AI-assistent en de melding aan bellers aansluit bij zijn eigen informatieverplichtingen richting zijn klanten.

13. Geheimhouding en data

Always Reply behandelt alle bedrijfsgegevens en gespreksinformatie vertrouwelijk. Gegevens worden niet aan derden verkocht. Zie ons privacybeleid voor meer informatie.

14. Wijziging voorwaarden

Always Reply behoudt het recht deze voorwaarden te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen worden klanten minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail geïnformeerd. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als akkoord.

15. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland.

16. Contact

Always Reply · Verdronkenoord 121, 1811BD Alkmaar · info@alwaysreply.nl · 085 083 5404